🚀 Servus Stammis und herzlich willkommen zurück!

Ein neues Jahr steht vor der Tür – und laut Raphael ist es sogar das Jahr des Pferdes! Wir hoffen, ihr seid alle gut reingerutscht und bereit, eure Business-Prozesse auf das nächste Level zu heben. In der aktuellen Folge vom ERP-Stammtisch haben wir uns ein Thema vorgeknöpft, das jeden von euch betrifft: Ordnung im digitalen Dschungel. Es geht um das Odoo Dokumentenmanagement (DMS) und die ewige Frage, ob "kostenlos" am Ende nicht doch teurer ist.

🤔 Odoo vs. ERP Next: Warum für etwas bezahlen, das es auch umsonst gibt?

Manfred aus unserer Community hat eine spannende Frage gestellt: Warum sollte man für Odoo Lizenzen zahlen, wenn es doch komplett kostenlose Open-Source-Alternativen wie ERP Next gibt? Lars (Laurence) hat dazu eine ganz klare Meinung, die auf jahrelanger Erfahrung basiert.

Es geht nicht nur um den Anschaffungspreis, sondern um den Total Cost of Ownership (TCO). Laurence bringt es im Podcast auf den Punkt: "Ein IT-Projekt darf keine Kostenstelle sein, es muss eine Investition sein, immer."

Hier sind die entscheidenden Gründe, warum Odoo Enterprise oft die Nase vorn hat:

  • ✅ Lokalisierung & Rechtssicherheit: Odoo ist für den deutschen Markt (GoBD, Kontenrahmen, E-Rechnung) durch lokalisiert. Bei komplett kostenlosen Systemen musst du das oft mühsam selbst nachbauen.
  • ✅ Zukunftssicherheit: Ein riesiges Ökosystem und ständige Weiterentwicklung sorgen dafür, dass dein System nicht veraltet.
  • ✅ Usability: Funktionen wie Odoo Studio erlauben es dir, Prozesse ohne Programmierung anzupassen.
  • ✅ Integration: Alles greift ineinander – von der Buchhaltung bis zum DMS.

"Total Cost of Ownership ist massiv billiger, obwohl du Lizenzkosten hast", erklärt Laurence. Oft sparst du bei Odoo so viel Arbeitszeit und Anpassungskosten, dass die Lizenzgebühren im Vergleich zu den Implementierungskosten einer "Gratis-Lösung" kaum ins Gewicht fallen.

📂 Das Odoo Dokumentenmanagement: Mehr als nur ein Speicherort

Viele von euch kennen das: Verträge, Rechnungen und Entwürfe liegen irgendwo auf Dropbox, Google Drive oder dem alten Windows-Server. Das Problem? Die fehlende Verknüpfung zu deinen ERP-Daten. Odoo macht das anders.

Optisch fühlt sich das Odoo DMS sofort vertraut an. Es gibt eine klare Ordnerstruktur, die wie ein gewohnter Finder oder Explorer aussieht. Aber unter der Haube steckt die wahre Power:

Die tiefe Systemintegration

Das Odoo DMS ist vollständig in alle anderen Module integriert. Wenn du eine Eingangsrechnung erhältst, landet diese nicht einfach nur in einem Ordner, sondern ist direkt mit dem Buchhaltungssatz verknüpft. Du kannst im DMS auf eine Datei klicken und siehst sofort, zu welchem Vorgang sie gehört.

Automatisierung durch E-Mail-Aliase

Das ist ein echtes Killer-Feature! Du kannst für jedes Journal (z. B. Eingangsrechnungen) einen eigenen E-Mail-Alias festlegen. Schickst du oder dein Lieferant eine Mail an "rechnung@deinunternehmen.de", passiert folgendes:

  • 👉 Die PDF wird automatisch im DMS im richtigen Ordner abgelegt.
  • 👉 In der Buchhaltung wird automatisch ein Entwurf für eine Eingangsrechnung erstellt.
  • 👉 Die Datei ist sofort im "Chatter" des Vorgangs verfügbar.

🔐 Teilen und Rechteverwaltung

Wie bei Dropbox oder Google Drive kannst du im Odoo DMS Dokumente intern oder extern teilen. Das ist besonders praktisch für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Statt dicke Pendelordner zu schicken, bekommt er einfach einen Link zu den relevanten Dokumenten. Du entscheidest dabei ganz genau, wer was sehen darf – ob nur für dich (My Drive), für die ganze Firma (Company) oder für externe Partner.

Laurence betont dabei die Zuverlässigkeit: "Du hast halt hier ein paar Sachen... ich habe hier halt Rechte und eine Rechtestruktur. Wenn ich in My Drive gehe, sind das meine Dateien, die sind mit keinem geteilt."

💡 Fazit: Ordnung ist das halbe (Business-)Leben

Das Odoo Dokumentenmanagement ist kein nettes Extra, sondern das zentrale Bindeglied für ein papierloses Büro. Es spart Zeit, reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass du deine Dokumente genau dort findest, wo du sie brauchst: direkt am Geschäftsvorfall.

Die wichtigsten Takeaways für euch:

  • ✓ Schau auf den TCO, nicht nur auf die Lizenzkosten.
  • ✓ Nutze E-Mail-Aliase, um die Erfassung von Dokumenten zu automatisieren.
  • ✓ Verknüpfe deine Dokumente direkt mit deinen ERP-Prozessen für maximale Transparenz.

📞 Lust auf mehr Ordnung in deinem Odoo?

Wenn du wissen willst, wie du das Dokumentenmanagement optimal für dein Unternehmen einrichtest oder ob sich der Umstieg auf Odoo Enterprise für dich lohnt, melde dich bei uns! Wir unterstützen dich gerne dabei, deine Prozesse so reibungslos wie möglich zu gestalten.

👉 Besuche uns auf www.labiso.de
👉 Schreib uns eine Mail an podcast@labiso.de

Bis zur nächsten Folge, Stammis!

Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)