🚀 Servus Stammis – Schluss mit dem Papierkrieg!

Servus Stammis und herzlich willkommen zurück auf dem Blog eures Vertrauens! 🎉 Puh, neues Jahr, neues Glück – und meistens auch der feste Vorsatz, endlich mal Ordnung in den Laden zu bringen. Kennt ihr, oder? Genau deshalb haben sich Raphael und Laurence (Lars) in der neuesten Folge eures Lieblings-Podcasts ein Thema gekrallt, das euch den Büroalltag massiv erleichtern wird: das Odoo Dokumentenmanagement-System (DMS). Schnallt euch an!

🤔 Puh, wo liegt diese verdammte Datei schon wieder?!

Ihr kennt das Drama: Du suchst verzweifelt eine Rechnung, einen Vertrag oder einen wichtigen Plan. Liegt die Datei jetzt auf dem Server im Ordner "Projekte_2024_Final_WIRKLICH_FINAL"? Oder hat Kollege Philipp sie doch in seinem eigenen Dropbox-Ordner "Wichtiges Zeug" versteckt? 😬 Dieses Chaos kostet nicht nur Nerven, sondern auch richtig viel Zeit. Raphael bringt es auf den Punkt: Man ist an klassische Ordnerstrukturen gewöhnt, aber die führen oft zu einem riesigen Wirrwarr, bei dem keiner mehr durchblickt.

💡 Boom! Odoo DMS – Dein smarter Aktenschrank

Jetzt kommt der Knaller: Das Odoo DMS sieht auf den ersten Blick aus wie dein gewohnter Windows Explorer oder Finder. Du hast links deine Ordner, kannst Unterordner anlegen – alles easy und vertraut. Aber unter der Haube steckt die pure Magie! Lars erklärt, warum das Odoo DMS so viel mehr ist als nur ein simpler Speicherort.

✅ Die Magie der E-Mail-Aliase

Stell dir vor, du könntest deinen Ordnern eine eigene E-Mail-Adresse geben. Klingt verrückt? Ist aber genial!

  • 👉 Du erstellst im Odoo DMS einen Ordner, z.B. "Eingangsrechnungen".
  • 👉 Diesem Ordner gibst du eine E-Mail-Adresse, sagen wir rechnungen@deinefirma.de.
  • 👉 Jede Rechnung, die jetzt an diese Adresse geschickt wird (egal ob von dir weitergeleitet oder direkt vom Lieferanten), landet automatisch als PDF in genau diesem Ordner.

Boom! Kein manuelles Herunterladen und Verschieben mehr. Das allein ist schon ein Game-Changer!

🤖 KI sortiert den Papierkram für dich

Es wird noch besser! Mit den neuesten Odoo-Versionen kannst du eine KI darauf trainieren, deine Dokumente zu verstehen und automatisch zu sortieren. Du gibst der KI einfach eine Anweisung (einen "Prompt"), wie z.B.: "Alle Dokumente, die wie eine Lohnabrechnung aussehen, kommen in den Ordner 'HR'". Die KI liest den Inhalt der PDFs und erledigt den Rest. Das ist keine Zukunftsmusik, das ist Odoo!

🛠️ Vom Papier zum digitalen Datensatz – in Sekunden!

Was ist mit dem ganzen Papierkram, der noch per Post reinkommt? Ganz einfach:

  1. Du schmeißt den ganzen Stapel in deinen Scanner.
  2. Der Scanner schickt die gescannten Dokumente an eine zentrale E-Mail-Adresse in deinem Odoo (z.B. inbox@deinefirma.de).
  3. Die KI sortiert die Dokumente in die richtigen Ordner (z.B. Rechnungen, HR-Dokumente etc.).
  4. Direkt aus dem DMS kannst du dann sagen: "Erstelle aus diesem PDF eine Eingangsrechnung." Odoo legt dann automatisch den Datensatz in der Buchhaltung an und verknüpft ihn mit dem Dokument. Krass, oder?!

🤝 Teamwork: Excel & Word in Odoo? Aber klar!

Raphael hat sich gefragt, wie das mit der Zusammenarbeit an Dokumenten wie Excel-Tabellen oder Word-Konzepten funktioniert. Die Antwort ist im System integriert:

  • ✅ Odoo Sheets: Lade deine Excel-Dateien hoch und bearbeite sie direkt in Odoo. Der Clou: Du kannst auf Echtzeit-Daten aus deinem gesamten ERP-System zugreifen! Deine Berichte sind also immer topaktuell.
  • ✅ Wissensdatenbank (Knowledge App): Statt Word-Dateien für Konzepte und Ideen hin- und herzuschicken, nutzt du die Wissensdatenbank. Hier könnt ihr im Team live und gleichzeitig an Texten arbeiten, Kommentare hinterlassen und alles zentral an einem Ort verwalten.

🦸 Fazit: Dein DMS als Superheld im Büroalltag

Das Odoo Dokumentenmanagement ist kein langweiliger Aktenschrank, sondern ein aktiver Superheld, der dir hilft, deine Prozesse zu rocken. Du sparst massiv Zeit bei der Suche und Ablage, automatisierst nervige Routineaufgaben und sorgst für eine glasklare Struktur, die dein ganzes Team versteht. Und das Beste: Dank GoBD-Zertifizierung ist alles revisionssicher. Du kannst deine Originalbelege nach dem Scannen und Buchen also getrost schreddern! 🤘

👉 Bock auf Ordnung bekommen?

Wenn du jetzt denkst: "Genau das brauche ich!", dann zögere nicht. Schluss mit dem Zettel-Chaos! 👉 Meldet euch bei uns! Wir zeigen dir, wie du deinen nervigsten Papierprozess in einen schlanken, digitalen Workflow verwandelst.

Schreibt uns einfach eine Mail an podcast@labiso.de oder besucht uns auf www.labiso.de.

Bis zur nächsten Folge, Stammis! 👋

Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)