Vor zwei Wochen haben wir erklärt, was Light User in Odoo sind und warum seit Odoo 20 auch Mitarbeitende ohne eigenen Login als Light User zählen. Eine Frage war damals offen: Was passiert mit Kundinnen und Kunden, die schon einen laufenden Lizenzvertrag haben und jetzt auf Odoo 20 wechseln wollen?
Wir haben bei unserer Partnerbetreuung bei Odoo nachgefragt. Die Antworten sind gute Nachrichten für alle, die bereits einen Vertrag haben.
Kurz gesagt:
- Light User gibt es nur in Odoo 20. Auf Odoo 19 und älter ändert sich nichts, auch nicht bei einer Vertragsverlängerung.
- In Odoo 20 zählt jeder aktive Mitarbeiterdatensatz ohne internen Benutzer als Light User. Das gilt auch, wenn der Mitarbeitende nur einen Portalzugang hat.
- Archivierte Mitarbeitende zählen nicht.
- Berechnet werden Light User ab dem Upgrade auf Odoo 20.
- Wer bereits einen laufenden Vertrag hat und auf Odoo 20 wechselt, muss nicht nachzahlen. Odoo sorgt für einen Preisausgleich.
Odoo 19 und älter: Es bleibt alles, wie es ist
Die Light-User-Regel hängt an der Version, nicht am Datum. Solange eure Datenbank auf Odoo 19, 18 oder älter läuft, werden keine Light User berechnet. Das gilt auch dann, wenn ihr euren Vertrag in dieser Zeit verlängert. Niemand wird durch das neue Pricing zum Upgrade gedrängt.
Ab Odoo 20: Wer als Light User zählt
Mit dem Upgrade auf Odoo 20 greift die neue Regel. Als Light User zählt dann jeder aktive Mitarbeiterdatensatz in der Mitarbeiter-App, der nicht mit einem aktiven internen Benutzer verknüpft ist. Das betrifft auch Mitarbeitende, die bisher nur einen Portalzugang hatten. Was früher über das Portal kostenlos lief, ist in Odoo 20 ein Light User.
Archivierte Datensätze zählen nicht. Wer einmal angelegt wurde und nicht mehr im Unternehmen ist, wird also nicht automatisch berechnet, solange der Datensatz archiviert ist. Vor einer Migration lohnt es sich deshalb, die Mitarbeiter-App aufzuräumen.
Übrigens: Der Light User ist eng gefasst. Er deckt genau die Funktionen ab, die Odoo dafür nennt, zum Beispiel den Barcode-Scan im Lager oder die Kasse. Wer im Lager mehr macht als scannen und Mengen erfassen, oder wer in einem Verkaufsauftrag Positionen ergänzt, braucht weiterhin einen vollen Benutzer. Bei Grenzfällen prüfen wir das gemeinsam mit Odoo.
Laufender Vertrag und Wechsel auf Odoo 20: keine Nachzahlung
Das ist die wichtigste Nachricht für alle, die bereits einen Lizenzvertrag haben, vielleicht sogar über mehrere Jahre: Wer während der Vertragslaufzeit auf Odoo 20 wechselt, wird dafür nicht bestraft.
Technisch gibt es in Odoo 20 natürlich trotzdem volle Benutzer und Light User. Die zusätzlichen Kosten für die Light User fängt Odoo bei bestehenden Verträgen aber über einen Preisausgleich auf. Es kommt also keine Nachforderung, nur weil ihr die neuen Funktionen von Odoo 20 nutzen wollt.
Wie der Ausgleich im Einzelfall aussieht, regelt Odoo direkt über die Bestandskundenbetreuung. Wenn ihr mit uns auf Odoo 20 wechselt, klären wir das für euch vor der Migration mit Odoo ab. Ihr müsst euch darum nicht selbst kümmern.
Was heißt das für euren Wechsel auf Odoo 20?
- Ihr seid auf Odoo 19 oder älter und habt keine Eile? Dann ändert sich für euch nichts.
- Ihr wollt auf Odoo 20 und habt einen laufenden Vertrag? Dann müsst ihr keine Nachzahlung für Light User befürchten. Sprecht uns an, wir klären den Preisausgleich vorab.
- Ihr plant einen neuen Vertrag oder eine Verlängerung auf Odoo 20? Dann rechnet die Light User von Anfang an mit ein. Zählt dafür die aktiven Mitarbeitenden ohne eigenen Benutzer.
- In jedem Fall: Mitarbeiter-App aufräumen und ausgeschiedene Mitarbeitende archivieren.
Unser Fazit: Upgraden lohnt sich, auch mit laufendem Vertrag
Odoo 20 bringt viele spannende Neuerungen, und niemand muss aus Sorge vor Nachzahlungen damit warten.
Wer bereits einen Vertrag hat, wechselt ohne Aufpreis für Light User. Wer neu startet, weiß jetzt genau, wie gerechnet wird. Ihr überlegt, auf Odoo 20 zu wechseln? Wir schauen uns eure Lizenzsituation gemeinsam mit euch an und klären alles Weitere mit Odoo.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand nach unserer Rücksprache mit Odoo vom Oktober 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Regelungen in eurem Lizenzvertrag und die Abstimmung mit Odoo im Einzelfall.