Sonntagabend an einer Autobahnraststätte. Laurence Labusch hält mit der Familie kurz bei einer bekannten Fast-Food-Kette, der Laden ist bis auf den letzten Platz belegt, Hektik liegt in der Luft. Doch was passiert? Nach viereinhalb Minuten steht das Essen dampfend heiß auf dem Tisch, zwei Minuten später erkundigt sich ein Mitarbeiter aufmerksam, ob alles zur vollsten Zufriedenheit ist, während in der Küche trotz enormer Schlagzahl gelacht wird. Warum diese Anekdote den perfekten Einstieg bietet, wenn man über Business-Software nachdenkt? Weil Prozesse und Terminals in jedem Franchise-Store exakt identisch sind. Den Unterschied zwischen Chaos und Höchstleistung macht die Organisation – sprich die Führung.

Für Unternehmen, die vor strategischen IT-Entscheidungen stehen, lässt sich daraus eine fundamentale Wahrheit ableiten, die Laurence im Gespräch mit Raphael Henke auf den Punkt bringt: "Ein ERP-System ist nicht die Lösung. Ein ERP-System ist die Unterstützung. Nicht die Lösung!" Die Basis bilden immer saubere Prozesse, getragen von einer funktionierenden Führungsmannschaft. Erst an dritter Stelle folgt die Technologie, die diese Abläufe digital stützt.

⏱️ Das Support-Ende von Microsoft Dynamics NAV rückt näher

Genau diese technologische Stütze gerät bei vielen Mittelständlern aktuell ins Wanken. Wer Microsoft Dynamics NAV (Navision) einsetzt, muss sich mit harten Fristen auseinandersetzen: Für NAV 2017 endet der erweiterte Support im Januar 2027, für NAV 2018 fällt der Vorhang im Januar 2028. Danach liefert Microsoft keinerlei Sicherheitsupdates mehr aus.

Dass der Betrieb ungepatchter Systeme ein massives Risiko darstellt, zeigte kürzlich eine weltweite Sicherheitslücke im PHP-Umfeld, bei der unzählige Server ad hoc abgesichert werden mussten. Wer ein ERP-System ohne Herstellerunterstützung am offenen Netz betreibt, riskiert Sicherheitsvorfälle und verliert im Zweifel die GoBD-Konformität. Gleichzeitig bricht Microsoft mit dem klassischen Lizenzmodell: Statt einmal gekaufter On-Premise-Lizenzen fordert auch die Nachfolgewelt monatliche Mietgebühren pro Nutzer. Spätestens mit diesem Wechsel zu wiederkehrenden Betriebskosten gehört das gesamte Systemportfolio auf den kaufmännischen Prüfstand.

🪤 Die Kopiervorlage-Falle: Altsysteme nicht eins zu eins nachbauen

Steht ein Wechsel im Raum, begehen viele Projektverantwortliche denselben Denkfehler: Sie schreiben ein Lastenheft, indem sie jede Maske und jeden Button aus ihrem alten Navision auflisten. Laurence warnt davor mit deutlichen Worten: "Wer seine Anforderungsliste erstellt anhand seines Altsystems, bestellt das gleiche System noch mal."

Wer 15 oder 20 Jahre alte NAV-Strukturen eins zu eins in eine moderne Plattform überführen will, zementiert verstaubte Hilfskrücken. Übergaben zwischen Abteilungen bedeuten Reibungsverluste, jede manuelle Schleife kostet Marge. Bei LABISO starten ERP-Projekte deshalb bewusst lösungsagnostisch auf einem weißen Blatt Papier:

  • Echte Soll-Prozesse definieren: Wie muss der Durchlauf von Material und Information heute idealerweise aussehen, ohne Rücksicht auf frühere Software-Beschränkungen?
  • Offene Enden aufspüren: Im standardisierten LABISO-Prozesskatalog und der internen Prozess-Engine fallen Lücken sofort auf – etwa wenn Schritte an 27 Stellen im Unternehmen im Nichts enden und Mitarbeiter improvisieren müssen.
  • Standard vor Sonderlocke: Erst wenn die Prozesskette logisch steht, wird sie gegen den Odoo-Standard gemappt. Wo Odoo out-of-the-box passt, bleibt es unverändert; echte Wettbewerbsvorteile werden gezielt erweitert.

⚖️ Bleiben oder wechseln: Wann lohnt sich Odoo gegenüber Business Central?

Ein Wechsel zu Odoo ist kein Selbstzweck. Laurence und Raphael stellen am Stammtisch klar: Wenn ein Betrieb mit seinem bisherigen Microsoft-Setup hochzufrieden ist, die Marge stimmt und NAV das Tagesgeschäft zu keinem Zeitpunkt limitiert, ist der logische Schritt das Upgrade auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Warum sollte man ein funktionierendes Fundament ohne Schmerzpunkt abreißen?

Ganz anders sieht die Rechnung aus, wenn NAV das Wachstum ausbremst. Starre Datenstrukturen, extrem teure Individualanpassungen und Systembrüche, die man über Jahre mit Insellösungen geflickt hat, fressen Kapital. Hier punktet Odoo Enterprise durch seine flexible Architektur und ein transparentes Lizenzmodell. Bei einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitern können die monatlichen Lizenzunterschiede schnell spürbare Beträge ausmachen. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Ersparnis bei den Lizenzen, sondern der Return on Investment: Wie schnell amortisiert sich der Umstieg durch schlankere Durchlaufzeiten im gesamten Auftragszyklus?

🚀 Migration ohne Big Bang: Releases und isoliertes Staging

Die Angst vieler Geschäftsführer vor einem IT-Stillstand im laufenden Betrieb ist berechtigt – insbesondere, wenn man an alte Horrorszenarien von Big-Bang-Einführungen denkt. Bei LABISO wird eine Migration deshalb modular in klar geschnittenen Releases aufgesetzt:

Der Kernprozess Order-to-Invoice

Den Auftakt bildet in der Regel der Durchstich von der Auftragsbestätigung bis zur Ausgangsrechnung. Hier entsteht die Wertschöpfung, hier entscheidet sich der Durchsatz. Begleitende Bereiche wie das tiefere Finanzwesen, HR oder vorgelagerte Marketing-Strecken können oft in nachgelagerten Paketen folgen, um die Komplexität pro Schritt beherrschbar zu halten. Auch die Bereinigung der Bestandsdaten gehört vorab auf den Tisch – wer hierzu Orientierung sucht, findet wertvolle Praxistipps in unserem Beitrag zur Datenbereinigung im ERP-System.

Testen auf neutralisierten Systemkopien

Niemand schaltet Systeme um, ohne sie auf Herz und Nieren geprüft zu haben. Auf einem isolierten Staging-System – einer exakten, aber nach außen abgeschotteten Kopie des Produktivsystems, auf der weder versehentlich echte Mails noch reale Banktransaktionen ausgelöst werden – spielen die Key User alle Szenarien mehrfach durch. Erst wenn die Abläufe nachweislich sitzen, erfolgt der verbindliche Cut-Over samt anschließender Hypercare-Phase.

Realistisches Erwartungsmanagement für das Team

Ein ERP-Wechsel verlangt den Beteiligten einiges ab. Laurence macht kein Geheimnis daraus, dass Durchhaltevermögen gefragt ist: "Wenn du jetzt schon auf hundert Prozent läufst, dann musst du eine Zeit lang auf hundertzwanzig laufen. Punkt!" Neue Abläufe müssen erlernt werden, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Eine Führungsmannschaft, die hinter ihren Leuten steht und diesen Mehraufwand aktiv steuert, ist die Grundvoraussetzung für den Projekterfolg.

Liebe Stammis, steht ihr selbst vor der Frage, wie ihr den Übergang von eurem Altsystem in die moderne ERP-Welt anpacken sollt? Eine ehrliche Bestandsaufnahme eurer Prozesse ist der erste Schritt. Schreibt uns gerne unter podcast@labiso.de oder nutzt den direkten Draht über erp-stammtisch.de – wir freuen uns auf den Austausch mit euch.