🏢 Servus Stammis und herzlich willkommen zurück!

In der 70. Folge unseres ERP-Stammtischs dreht sich alles um ein Thema, das so manchen Unternehmer schlaflose Nächte bereiten kann, aber mit dem richtigen Tool zum echten Wettbewerbsvorteil wird: Multi-Company in Odoo.

"Multi-Company ist ein sensibles Thema, weil man Prozesse und Daten teilen möchte, was eine ganz andere Architektur für das ERP erfordert", stellt Laurence direkt klar. Wir bei LABISO haben da mittlerweile richtig Routine – aktuell jonglieren wir in unserer eigenen Datenbank mit rund 20 Unternehmen. In diesem Beitrag fassen wir für euch zusammen, wie ihr komplexe Firmengeflechte schlank und effizient abbildet.

🚀 Warum überhaupt Multi-Company?

Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen nicht mehr alleine im ERP-System stehen sollte. Vielleicht gründest du eine Tochtergesellschaft, übernimmst einen Mitbewerber oder möchtest dein operatives Geschäft sauber von einer Besitzgesellschaft trennen. Ein prominentes Beispiel aus der Szene ist JP Performance: Mit über 13 Firmen von der Werkstatt bis zum Museum ist hier Risikomanagement das A und O. Geht ein Bereich baden, reißt er nicht das gesamte Imperium mit.

Vorteile der Automatisierung

Der größte Hebel in Odoo sind die sogenannten Inter-Company-Geschäfte. Stell dir vor, Firma A verkauft etwas an Firma B. In Odoo passiert das fast wie von Geisterhand:

  • ➤ Bestätigst du einen Verkaufsauftrag in einer Firma, wird automatisch ein Einkaufsauftrag in der anderen gespiegelt.
  • ➤ Das Gleiche gilt für Rechnungen – die Buchhaltung wird zum Kinderspiel.
  • ➤ Du entscheidest individuell, ob nur Rechnungen, Aufträge oder auch Lieferungen automatisiert werden sollen.

💰 Lizenzen und rechtliche Strukturen

Ein Punkt, der viele Stammis freuen wird: Das Lizenzmodell von Odoo ist extrem fair. Du zahlst benutzerbezogen. "Ich kann eine Datenbank mit einem Benutzer und zehn Unternehmen haben und bezahle trotzdem nur eine Lizenz", erklärt Laurence. Es entstehen also keine Extrakosten für zusätzliche Firmen.

Zweigstelle vs. Rechtliche Einheit

Hier musst du genau hinschauen. Eine Zweigstelle (Branch) ist keine eigene juristische Person, sondern gehört zur selben GmbH. In Odoo kannst du das trotzdem über die Multi-Company-Mechanik abbilden, um Standorte getrennt zu betrachten. Sobald es aber rechtlich getrennte Einheiten sind, kommen Themen wie Datenschutz und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) ins Spiel, da Daten zwischen verschiedenen juristischen Personen fließen.

🛠️ Stammdaten und Zugriffsrechte

In einer gemeinsamen Datenbank teilen sich alle Firmen einen Datenstamm. Das ist die große Stärke: Du musst einen Artikel nur einmal anlegen. Aber Vorsicht: Nicht jeder Mitarbeiter in Firma A sollte die Bilanzen von Firma B sehen.

  • ➤ Transaktionale Daten: Buchhaltungsdaten sind immer strikt getrennt.
  • ➤ Stammdaten: Produkte oder Kontakte können geteilt oder spezifisch einer Firma zugeordnet werden.
  • ➤ Individuelle Rechte: Standard-Odoo ist hier manchmal etwas grob. Wir bei LABISO haben das System so erweitert, dass man pro Company unterschiedliche Rechte vergeben kann. Ein Nutzer kann in der Holding Buchhalter sein, in der Tochterfirma aber nur das CRM sehen.

🎯 Fazit: Planung ist alles

Multi-Company in Odoo ist ein mächtiges Werkzeug, um Synergien zu nutzen – sei es durch Shared Service Center in der Buchhaltung oder zentrale Einkaufsgemeinschaften. Aber: Die Architektur muss von Anfang an stehen. Es ist kein "Big Bang", sondern ein Prozess, bei dem man Schritt für Schritt vorgeht. Mit Odoo 20 stehen zudem schon die nächsten Verbesserungen in den Startlöchern.

Hast du Fragen zu deiner Unternehmensstruktur oder planst du den nächsten großen Schritt? Melde dich bei uns unter www.labiso.de oder schreib uns eine Mail an podcast@labiso.de. Wir schauen uns dein Setup gemeinsam an!

Bis zur nächsten Folge, Stammis!

Euer Raphael & Laurence (von LABISO und dem ERP-Stammtisch)