Folge 44: SPoC = SINGLE PERSON OF CONTACT
Na, ihr Stammis? Wieder mal lauscht ihr den Stimmen aus dem ERP-Stammtisch, wo die Brüder Raphael und Laurence über Gott, die Welt und vor allem Odoo plaudern. In der neuesten Folge ging es nach einem wilden Ritt durch Werbepsychologie und selbstgebaute Disneyland-Apps ans Eingemachte: die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems.
Ein Begriff fiel dabei immer wieder und wurde zum Dreh- und Angelpunkt der Diskussion: der SPOC. Klingt nach Star Trek, ist aber eine der wichtigsten Rollen in eurem Unternehmen, wenn ihr ein Projekt wie die Einführung von Odoo stemmen wollt. Wir haben die Essenz aus dem Podcast für euch extrahiert und zeigen euch, warum diese Person so verdammt wichtig ist.
Was ist ein SPOC (Single Point of Contact) überhaupt?
SPOC steht für Single Point of Contact – also eine einzige Ansprechperson. Sowohl auf der Seite des Dienstleisters (wie uns bei LABISO) als auch – und das ist entscheidend – auf eurer Seite als Kunde. Diese Person ist der zentrale Knotenpunkt, bei dem alle Fäden zusammenlaufen.
Im Podcast bringt es Laurence auf den Punkt: Es ist der Projektmanager auf der Kundenseite. Alle Informationen, Fragen, Entscheidungen und Feedback-Schleifen laufen über den Schreibtisch dieser einen Person. Sie ist das direkte Gegenstück zum Projektmanager des Implementierungspartners.
"Wir wollen kein Projektmanagement-Team. Könnt ihr machen intern, ist mir egal, aber wir wollen eine Person." - Laurence im ERP-Stammtisch
Warum ist ein SPOC kein "Nice-to-have", sondern Pflicht?
Stellt euch eine ERP-Implementierung vor. Ein riesiger Prozess, bei dem unzählige Informationen, Entscheidungen und Abstimmungen anfallen. Was passiert, wenn der Dienstleister mit vier verschiedenen Leuten aus eurem Team spricht, die sich untereinander nicht abstimmen?
Genau: Chaos.
Informationen gehen verloren, es kommt zu Missverständnissen und das ganze Projekt gerät ins Stocken. Der SPOC verhindert genau das. Er oder sie kennt die gesamte Historie, hat mit allen internen Abteilungen gesprochen und sorgt für eine klare, widerspruchsfreie Kommunikation.
Laurence formuliert es im Podcast unmissverständlich:
"Ein Spoc ist Pflicht. Das ist nicht verhandelbar. Egal wie groß das Unternehmen ist."
Ein fehlender oder ineffektiver SPOC führt fast zwangsläufig zu höheren Kosten und längeren Projektlaufzeiten, weil Dinge doppelt und dreifach besprochen werden müssen und Tests nicht vernünftig ablaufen.
Die idealen Eigenschaften: Wer ist der perfekte SPOC?
Nicht jeder ist automatisch zum SPOC geboren. Diese Rolle erfordert eine ganz bestimmte Mischung aus Wissen, Autorität und Soft Skills.
Das sollte ein guter SPOC mitbringen:
- ✓ Tiefes Unternehmenswissen: Die Person muss das Unternehmen, seine Kultur und vor allem die abteilungsübergreifenden Prozesse in- und auswendig kennen. Im Idealfall ist das jemand aus der Führungsebene, wie ein COO (Chief Operations Officer), der von Natur aus für die Optimierung von Abläufen zuständig ist.
- ✓ Entscheidungsgewalt: Der SPOC muss befugt sein, Entscheidungen zu treffen. Ein ständiges "Da muss ich erst mal nachfragen" bremst das gesamte Projekt aus. Diese Gewalt muss aus Kompetenz und dem Vertrauen der Geschäftsführung erwachsen.
- ✓ Soziale Kompetenz & Beliebtheit: Klingt banal, ist aber essenziell. Ein SPOC, der im Team nicht respektiert oder sogar gehasst wird, wird auf Granit beißen. Mitarbeiter könnten absichtlich Informationen zurückhalten oder die Zusammenarbeit blockieren. Ein beliebter Kollege hingegen bekommt ehrliches Feedback und die volle Unterstützung des Teams.
- ✓ Zeitliche Ressourcen: Die Rolle des SPOC ist kein Nebenjob. Laurence betont, dass es sich mindestens um eine Halbtagsstelle, bei Mittelständlern eher um eine Vollzeitstelle handelt, besonders während der heißen Implementierungsphase. Wer schon im normalen Alltag in Arbeit ertrinkt, kann diese Aufgabe nicht erfolgreich stemmen.
Vom Segen zum Fluch: Wenn der SPOC zum "Single Point of Failure" wird
Ein SPOC bündelt Wissen – und genau hier liegt auch eine Gefahr. Wenn nach der Implementierung das gesamte Odoo-Wissen nur bei dieser einen Person liegt, wird sie zum "Single Point of Failure".
"Weil, wenn nur der das ganze Wissen hat und vom Bus kommt. Oder krank wird am Arsch. Dann ist da wieder Chaos."
Was also tun? Die Lösung liegt in der Replizierung von Wissen. Der SPOC muss dafür sorgen, dass sein Wissen dokumentiert und im Unternehmen verteilt wird. Hier kommen die richtigen Werkzeuge ins Spiel.
Odoo-Tools, die den SPOC zum Superhelden machen
Odoo selbst bietet fantastische Module, um die Arbeit des SPOC zu unterstützen und Wissen nachhaltig zu sichern:
- 👉 Die Wissensdatenbank (Knowledge App): Dieses Modul ist wie ein internes Wikipedia für euer Unternehmen. Hier kann der SPOC Prozesse, Anleitungen, Videos und alle relevanten Informationen strukturiert ablegen. Das Ergebnis: Mitarbeiter können sich selbst helfen, und das Wissen bleibt im Unternehmen, auch wenn der SPOC im Urlaub ist.
- 👉 Die Projekt-App: Um die Implementierung selbst zu managen, ist die Projekt-App ideal. Hier können Aufgaben, Phasen (z.B. CRM-Implementierung, Buchhaltung) und Verantwortlichkeiten klar definiert und nachverfolgt werden. So lernt der SPOC das Tool direkt in der Praxis kennen und behält den Überblick.
🚀 KI-Boost mit Odoo 19: Mit der kommenden Odoo-Version 19 wird die Wissensdatenbank noch mächtiger. Ein integrierter KI-Chatbot kann dann die Artikel durchsuchen und Mitarbeitern direkt auf ihre Fragen antworten. Das entlastet den SPOC massiv und macht Wissen noch einfacher zugänglich.
Fazit: Investiert in euren SPOC – es lohnt sich!
Die Quintessenz aus dem ERP-Stammtisch ist klar: Spart nicht am SPOC. Diese Rolle ist das Fundament für eine erfolgreiche, schnelle und kosteneffiziente Odoo-Implementierung.
Ein guter SPOC, ausgestattet mit den richtigen Kompetenzen, der nötigen Zeit und den passenden Werkzeugen wie der Wissensdatenbank und der Projekt-App, ist der Garant dafür, dass euer ERP-Projekt nicht nur überlebt, sondern fliegt.
Ihr plant gerade eine Odoo-Einführung und seid unsicher, wie ihr die Rolle des SPOC am besten besetzt? Meldet euch bei uns! Wir teilen unsere Erfahrungen und helfen euch, die Weichen von Anfang an richtig zu stellen.
Bis zur nächsten Folge!
Eure Stammis von LABISO